Politique sur les mesures d’adaptation

Objet

Fournir un milieu de travail équitable qui soutient des mesures d’adaptation fondées sur des motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario, sans que l’employeur subisse de contraintes excessives.

Champ d’application

Tous les employé(e)s, étudiant(e)s, bénévoles et futur(e)s employé(e)s des Services à l’enfance Andrew Fleck (SEAF) qui peuvent avoir besoin de mesures d’adaptation en fonction des motifs de discrimination interdits par le Code des droits de la personne de l’Ontario; Accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11, Règl. de l’Ont. 191/11 : normes d’accessibilité intégrées, la politique sur la LAPHO des SEAF et autres lois applicables.

Énoncé de politique

Les Services à l’enfance Andrew Fleck s’engagent à promouvoir un milieu de travail inclusif où tous les membres du personnel actuels et potentiels sont traités avec respect et dignité. La Loi canadienne sur les droits de la personne et le Code des droits de la personne de l’Ontario interdisent la discrimination et reconnaissent que toutes les personnes sont égales en dignité, en droits et en responsabilités, sans égard à la race, aux croyances religieuses, à la couleur de peau, au sexe, aux besoins spéciaux physiques, aux besoins spéciaux mentaux, à l’âge, à l’ascendance, au lieu d’origine, à l’état matrimonial, au sexe, à l’orientation sexuelle, à la source de revenus ou à la situation familiale. Les tribunaux canadiens ont souligné que les mesures d’adaptation, jusqu’à la contrainte excessive pour l’employeur, sont un moyen essentiel d’assurer une participation égale au sein de la population active.
Les SEAF agiront d’une manière conforme à ses obligations en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario; Accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11, Règl. de l’Ont. 191/11 : normes d’accessibilité intégrées, la politique sur la LAPHO des SEAF et autres lois applicables.

Les SEAF s’engagent à traiter de manière égale, sans discrimination en matière d’emploi et à offrir des mesures d’adaptation aux membres du personnel actuels et potentiels d’une manière qui respecte leur dignité, qui est équitable et qui améliore leur capacité à postuler à des emplois, à effectuer leur travail et à participer pleinement à toutes les sphères de leur emploi chez les SEAF.

Définitions

Aux fins de la présente politique. L’obligation d’adaptation signifie qu’il est parfois nécessaire de traiter une personne différemment afin d’éviter toute discrimination. Les employeurs ont l’obligation d’offrir des mesures d’adaptation pour répondre aux besoins d’un membre du personnel lorsqu’ils sont fondés sur l’un des motifs énumérés dans la Loi. Comme les besoins de chaque personne sont différents, l’adaptation exige une approche individualisée.
L’adaptation consiste à prendre des mesures pour adapter les règles, les politiques, les pratiques, l’équipement ou les situations qui peuvent empêcher les personnes ou les groupes protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario de participer à toutes les sphères de leur emploi chez les SEAF.
Il y a contrainte excessive lorsque les mesures d’adaptation en milieu de travail représentent une charge trop lourde (sur le plan financier, opérationnel ou autre) ou créent des risques excessifs pour la santé ou la sécurité.
Obstacle -Tout ce qui empêche une personne de participer pleinement à toutes les sphères de la société, y compris les obstacles physiques, architecturaux, d’information ou de communication, d’attitudes, économiques et technologiques, ainsi que les politiques ou pratiques.
Motifs protégés/de distinction illicite – Des motifs protégés dans le Code, que toute personne a droit à un traitement égal sur la base des éléments suivants : race, ascendance, lieu d’origine, couleur de peau, origine ethnique, citoyenneté, croyance, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, expression de genre, réception d’aide publique, orientation sexuelle, âge, casier judiciaire, statut matrimonial, statut familial ou handicap.

Responsabilités et attentes

L’adaptation est une responsabilité partagée entre les membres du personnel, les superviseur(e)s, les chefs d’équipe et les Services à l’enfance Andrew Fleck, en tant qu’employeur.

Membres du personnel actuels et potentiels :

Favoriser un milieu de travail inclusif en traitant tous les collègues et les candidat(e)s avec respect et dignité.
Faire connaître leurs besoins en matière d’adaptation. Cela n’exige pas la divulgation de la cause spécifique de leurs besoins, mais seulement des effets qui créent le besoin d’adaptation.
Aider l’employeur à cibler les mesures d’adaptation possibles.
Fournir des documents à l’appui de leur demande d’adaptation, y compris des informations sur les restrictions ou limites éventuelles.
Accepter une offre de mesures d’adaptation qui répond à leurs besoins, même si ce n’est pas l’option qu’ils/elles préfèrent.

Team Leaders , Program Coordinators, SuperviLes chefs d’équipe, les coordonnateur(trice)s de programme, les superviseur(e)s et les directeur(trice)s :

Favoriser un milieu de travail inclusif en traitant tous les membres du personnel et les candidat(e)s avec respect et dignité.
Cibler et éliminer les obstacles qui empêchent les personnes d’accéder au lieu de travail ou d’y être incluses.
Traiter les demandes de mesures d’adaptation en temps opportun, de manière confidentielle et sensible.
Informer les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation des informations qu’elles doivent fournir pour les obtenir.
Proposer des mesures d’adaptation en se basant sur des informations fournies sur les besoins de la personne en matière d’adaptation.
Intégrer les personnes nécessitant des mesures d’adaptation au processus de recherche de ces mesures.
Engager une discussion sur les mesures d’adaptation lorsqu’ils/elles savent qu’un membre du personnel ou un(e) candidat(e) peut avoir besoin de mesures d’adaptation, mais qu’il/elle est incapable, pour quelque raison que ce soit, de formuler ce besoin.

Responsabilités de l’employeur :

Éliminer les obstacles qui empêchent les personnes d’accéder au lieu de travail ou d’y être incluses.
Minimiser le besoin de mesures d’adaptation individuelles en examinant régulièrement les règles, les politiques, les règlements et les pratiques pour s’assurer qu’ils ne sont pas discriminatoires.
Veiller à ce que tous les membres du personnel et les candidat(e)s soient informés de leur droit de bénéficier de mesures d’adaptation.
Traiter les demandes de mesures d’adaptation en temps opportun et de manière confidentielle et sensible.
Fournir des mesures d’adaptation individuelles jusqu’à ce qu’il y ait contrainte excessive; et veiller à ce que la politique soit effectivement mise en oeuvre.

Les membres du personnel et les candidat(e)s peuvent s’attendre à :

être traités avec respect et dignité;
ce que leurs besoins sont pris en compte jusqu’à ce qu’il y ait contrainte excessive;
à ce que les raisons du refus de leur demande de mesures d’adaptation leur soient communiquées.

Procédures de demande de mesures d’adaptation

Candidat(e)s

Les candidat(e)s qui participent à des entrevues avec les SEAF seront informés de la politique sur les mesures d’adaptation et il leur sera demandé s’ils/elles ont besoin de mesures d’adaptation.
Si la demande est refusée, les raisons de ce refus leur seront communiquées.

Membres du personnel

Un employé(e) peut demander une mesure d’adaptation en informant son/sa superviseur(e) immédiat(e).
Le/la superviseur(e) documentera la demande, y compris le nom de l’employé(e), son poste et la date de la demande, tous les détails fournis par l’employé(e) et toutes les options de mesures d’adaptation suggérées par l’employeur ou l’employé(e), sur le formulaire de mesures d’adaptation médicales ou non médicales des SEAF.
Le/la superviseur(e) peut demander des informations supplémentaires concernant les besoins en matière d’adaptation et les restrictions ou limites.
Le/la superviseur(e) rencontrera les ressources humaines (RH) et passera en revue les mesures d’adaptation, y compris, mais sans s’y limiter, l’adaptation du poste de travail, la réaffectation des tâches, la modification des horaires ou des heures de travail, les congés et la réaffectation temporaire ou permanente.
Les RH s’assureront que toutes les options de mesures d’adaptation, à l’exception de la contrainte excessive, ont été envisagées avant de refuser la demande de mesures d’adaptation. Si une demande de mesures d’adaptation est refusée, les RH en communiqueront clairement les raisons à l’employé(e).
Si l’employé(e) n’est pas satisfait de la mesure d’adaptation proposée, ou s’il/elle estime que sa demande n’a pas été traitée conformément à la politique, il/elle peut demander un deuxième avis à la directrice générale.

Vie privée et confidentialité

Tous les dossiers associés aux demandes de mesures d’adaptation seront conservés dans un endroit sûr, distinct des dossiers personnels des employé(e)s, et ne seront communiqués qu’aux personnes qui ont besoin de ces informations.